「Mitchのビジネス英語実践力 ― キャリアを動かす“伝える力”を weekly で磨く」2

こんにちは、DCECヘッドのMitch（Mark Mitchell Lamer）です。アメリカの大手ウェルネスブランドでシニアコピーライター兼マーケティングエグゼクティブとして働いていた私は、毎日、英語でアイデアを売り込み、チームを動かし、経営陣を説得する場面に立っていました。そこで痛感したのは、専門スキルや経験と同じくらい、あるいはそれ以上に「明確に伝える力」がキャリアを左右するということです。完璧な文法やネイティブのような発音は必要ありません。

重要なのは、相手に「わかる」「信頼できる」「行動したくなる」と思わせるコミュニケーションです。このブログでは、私のビジネス現場での実体験と、DCECで accumulated してきた実践的なノウハウを交えながら、毎週「ビジネス英語で成果を出すための具体的なヒント」をお届けしていきます。初回はこちらです。「ビジネス英語が静かにキャリアを決める理由 ― 昇進と信頼は、話す力で大きく変わる」ミーティングでの一言、メールの一文、昇給交渉の場面で、あなたの英語が「聞く価値がある」と判断されるかどうか。それが、意外と多くのビジネスパーソンの評価を静かに決めています。ぜひ最後までお読みいただければ幸いです。一緒に、ただ話せるだけでなく「信頼され、動かされる」ビジネス英語力を身につけていきましょう。Mitch

第2回：ビジネスメールで今もよくある失敗

ほとんどの人は、ビジネスメールをほぼ無意識に書いています。

会議の合間にさっと返信したり、通勤中にフォローアップを送ったり、昼食前の残り5分で何かを打ち込んだり。

問題は、急いで書いたメールは、たとえ意図が至って真っ当であっても、急いでいる雰囲気がにじみ出てしまうことです。

そして大抵、ミスは大げさなものではありません。小さなことです。何も伝わらない件名、意図より冷たく聞こえるメッセージ。あまりにも不明瞭で、相手が意味を確認するためだけに返信しなければならないメール。

ここでは、仕事のメールを知らず知らずのうちに台無しにしてしまう習慣と、よくある改善方法をいくつか紹介します。

1. いきなり本題に入りすぎる

多くのメールは、いきなり用件から始まります。

「ファイルを送ってください。」「至急お願いします。」「ミーティングの時間を変更できますか？」

技術的には、直接的であることは悪くありません。しかし挨拶や導入がないと、そのつもりがなくても、メッセージがきつく感じられることがあります。

相手の名前を使うだけで、トーンはすぐに変わります。

悪い例：「ねえ、レポートを送ってもらえる？」

良い例：「サラさん、手が空いたときにレポートを送っていただけますか？」

些細に聞こえるかもしれませんが、声が聞こえない文章では、トーンがより強く伝わります。

2. 意図より強引に聞こえてしまう

これは職場のメールでは日常茶飯事です。

効率よく伝えようとした結果、まるで命令のように読めてしまうことがあります。

「今日中に必要です。」

「金曜日までに直してください。」

「修正版を送ってください。」

やはり、問題は用件そのものではありません。その周りの言葉の柔らかさが足りないのです。

もう少し穏やかな文章構造の方がうまく機能することが多いです。

「修正版を金曜日までに送っていただけますか？もし難しければ教えてください。」

その二行目が大切です。プレッシャーではなく、協力の姿勢を示します。

3. 件名が曖昧すぎる

「質問」や「フォローアップ」のような件名は、誰の役にも立ちません。

受信ボックスが混雑しているとき、曖昧な件名は無視されやすいです。メールが実際に何についてのものか、読み手に伝わらないからです。

より具体的な件名は、早い返信につながります。

悪い例：「更新」

良い例：「クライアントプレゼン更新 ― 修正スライド添付」

書くのに5秒ほど余分にかかるかもしれませんが、後々の混乱を防ぐことができます。

4. 一つの大きな段落のようなメール

長い文章の塊は、画面上では読みにくいものです。特に仕事中は、まず流し読みして、その後にじっくり読むという人がほとんどです。

重要な内容が長い段落の途中に埋もれていると、見落とされる可能性が高くなります。

内容を分けることは、思っている以上に効果があります。

・段落は短くする

・用件と背景情報を分ける

・アクションが複数ある場合は箇条書きにする

すっきりした構成は、読み始める前からメールを読みやすく感じさせます。

5. 本当に必要なことを言わずに終わらせてしまう

意外と多い習慣として、メールをあいまいに締めくくることがあります。

「ご意見をお聞かせください。」

「いかがでしょうか？」

「ご確認のほど、よろしくお願いします。」

これらの言葉は丁寧に聞こえますが、相手を迷わせることにもなります。承認が欲しいのか、決断なのか、フィードバックなのか、締め切りの確認なのか。

明確な締め方の方が、大抵うまくいきます。

「このバージョンで進めるかどうか、水曜日までにご確認いただけますか？」

それにより、相手は具体的に返答できます。

優れたビジネスメールは、語彙が豊富だとか、文章が洗練されているとか、そういうものではありません。たいていの場合、最も良いメールはただ分かりやすいだけです。

明確な件名、明確な用件、適切なトーン。それだけです。

一つ役立つ習慣として、送信前にメールをもう一度読み返してみることをお勧めします。書いた人としてではなく、受け取る人として。そうすることで、驚くほど多くのことに気づくはずです。

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Hello, I’m Mitch (Mark Mitchell Lamer), Head of DCEC.

In my previous role as a Senior Copywriter and Marketing Executive at a major wellness brand in the United States, I was constantly pitching ideas in English, aligning teams, and persuading senior leadership. Through that experience, I came to realize something critical: the ability to communicate clearly can shape your career just as much as—if not more than—your technical skills or experience.

You don’t need perfect grammar or native-level pronunciation. What truly matters is whether your message makes people think, “I understand,” “I trust this,” and “I want to act on it.”

In this blog, I’ll share practical, results-driven tips for succeeding in business English, drawing both from my real-world experience and the knowledge we’ve accumulated at DCEC.

For our second post:

"Common Mistakes People Still Make in Business Emails"

Most people write business emails on autopilot.

You reply quickly between meetings, send follow-ups while commuting, or type something out in the last five minutes before lunch. The problem is that rushed emails tend to sound rushed too, even when the intention behind them is perfectly reasonable.

And usually, the mistakes aren’t dramatic. It’s small stuff: a subject line that says nothing, a message that sounds colder than intended. An email so unclear the other person has to reply just to ask what you meant.

Here are a few habits that quietly make work emails less effective, and how people usually fix them.

1. Starting Too Abruptly

A lot of emails jump straight into the request.

“Send me the file.” “Need this ASAP.” “Can we move the meeting?”

Technically, there’s nothing wrong with being direct. But when there’s no greeting or transition, the message can feel sharp without meaning to.

Something as simple as using the person’s name changes the tone immediately.

Instead of: “Hey, can you send the report?”

Try: “Hi Sarah, could you send over the report when you have a moment?”

It sounds minor, but people notice tone more in writing because they can’t hear your voice.

2. Sounding More Demanding Than You Intended

This happens constantly in workplace emails.

People try to sound efficient, but the message ends up reading like an order.

“I need this today.” “Fix this before Friday.” “Send the updated version.”

Again, the issue usually isn’t the request itself. It’s the lack of cushioning around it.

A softer sentence structure often works better:“Could you send the updated version by Friday? If the timing is tight, just let me know.”

That second line matters. It signals cooperation instead of pressure.

3. Subject Lines That Are Too Generic

A subject line like “Question” or “Follow-up” doesn’t help anyone.

When inboxes are crowded, vague subjects are easy to ignore because they don’t tell the reader what the email is actually about.

More specific subject lines tend to get faster responses.

For example: Wrong: “Update” Correct: “Client Presentation Update 0 Revised Slides Attached”

It takes maybe five extra seconds to write, but it saves confusion later.

4. Emails That Feel Like One Giant Paragraph

Long blocks of text are difficult to read on a screen. Especially at work, most people skim first and read carefully second.

If the important point is buried halfway through a dense paragraph, there’s a good chance it gets missed.

Breaking things up helps more than people think:

• keep paragraphs short

• separate the request from the background information

• use bullets if there are multiple action items

Clean formatting makes an email feel easier before someone even starts reading it.

5. Ending Without Saying What You Actually Need

A surprisingly common habit is ending emails too vaguely.

“Let me know what you think.” “Thoughts?” “Please advise.”

Those phrases sound polite, but they also leave the other person guessing. Do you want approval? A decision? Feedback? A deadline confirmation?

Clear endings usually work better:“Could you confirm by Wednesday whether we’re proceeding with this version?”

That gives the reader something concrete to respond to.

Good business emails are rarely the ones with the smartest vocabulary or the most polished wording. Usually, the best emails are just easy to understand: clear subject line, clear request. reasonable tone. That’s it.

One useful habit is rereading an email once before sending it, not as the writer, but as the person receiving it. You’ll catch a surprising number of things that way.