ビジネススキルアップ講座ー効果的なプレゼンテーション

2 月12日号で大学生の就職活動について触れましたが、いよいよ就職活動も佳境に入ってきているようです。DCECの生徒さんの一人がいよいよ最終面接で社長へのプレゼンテーションをしなければいけないとの事で、今日は効果的なプレゼンテーションの仕方について解説したいと思います。

現在のビジネスでは、プレゼンテーションが非常に重要になってきています。商談のときお客様に行うプレゼンテーションばかりでなく、社内の企画会議で自分が立てた企画を提案するプレゼンテーションや、はたまた社内の昇格試験でのプレゼンテーションなど、それを効果的にやるかそうでないかが結果に大きく影響してまいります。

DCECでは、現在ある大手企業で英語でのプレゼンテーションのレッスンを行っています。皆さん結構、楽しんでレッスンを受けていただいています。

その秘密は？

最初のレッスンで担当のガヴァネスがお話したプレゼンテーションの成功の秘訣が

　”K.I.S.S.”

・・・。ね！楽しそうでしょ？
美人のガヴァネスからいきなり成功の秘訣はKISSといわれたら「にやっ」としてしまうのは私だけじゃないですよね。

なぜKISSが成功の秘訣なのでしょうか？
これはお楽しみにとっておいて最後にお伝えします。


さて、現在は、パソコンでパワーポイントを使いプレゼンを作るとビジュアル効果も加えて非常にきれいに仕上げる事ができます。

しかし、実はここに一つの落とし穴があるのです。


☆Key Point１　パワーポイントであまり効果を入れすぎるな

パワーポイントの機能を知ると、後から文字が浮き上がってきたり、回転したり音が出たりと楽しい機能がいっぱいあります。
それらの機能を使うと楽しいし、クリエイティビティを刺激されていろいろな機能をこれでもかと盛り込んでプレゼンを作る人がいます。

このようなプレゼンを見ると、一見 ”すごい！”と感じて感心しますが、終わってみると「結局何が言いたかったんだろう」ということがよくあります。

これは、２つ原因があります。

１つは、プレゼンターが効果にばかり気が行ってしまい内容の吟味ができていないため。

そして、もう一つは聞き手側もその効果に注意を奪われ内容の理解が散漫になってしまうため。

これは、効果的なプレゼンをたくさんやっている人のプレゼンを見るとはっきりわかります。

例えば大前研一さんのプレゼンはほとんどOHPと同じで、音だとか動きはありません。ただ、色合いやレイアウトの工夫などはきれいですが、それだけです。


さて、これはしないほうがいい事ですが、ではどうすれば効果的なプレゼンテーションができるのでしょうか。

これを実践できるのと知らないのとでは天と地ほどの違いが出る効果的なプレゼンテーションの方法があります。


まずプレゼンテーションを作り始める前に考えなくてはならないポイントがあります。


１．プレゼンテーションの目的を明確にする

自分でプレゼンの目的が明確にできていないと聴衆にインパクトを与えられないのは言うまでもありません。実は、突き詰めて考えるとこのプレゼンの目的がはっきりしていないケースが多く見られます。

はたしてこのプレゼンの目的は何なんだろうか？

聞き手への説明？
聞き手への自分の企画のアピール？
聞き手の説得？
聞き手の教育？

この目的の置き方によって内容が大きく変わってきます。


２．聞き手を知る

聞き手が何人で、どのような人か、そしてあなたのプレゼンテーションに何を期待しているのかを知る事も非常に重要です。
聞き手が興味のない事を話したら、いくら内容がいいものであったとしても聞き手の関心を引く事はできません。

〇注意事項
１）聞き手の期待を知る
２）聞き手の知らない言葉を使わない
３）聞き手がわかっている事をくだくだ説明しない


３．構成を3つに分けて考える

１）「導入」
まず、このプレゼンテーションで何を話そうとしているのか、話のポイントの概要を伝えます。ここで、きちんと概要を伝え、相手の興味を引く事がプレゼンの成功の鍵になります。

導入の例
「まず最初に、中国での市場の状況についてお話します。
　次にそのような状況の中で他社の動きについて伝えます。
　そして最後に、そのような市場において当社が取るべき戦略についてお話します。」


２）「ボディ」
導入で簡潔に紹介した内容について、詳しく述べます。当然、説明のくくりは導入の説明と同じくくりで、しっかり区分して説明する事が必要です。

「では具体的に中国での市場経済の状況をお話します。上海を中心とする沿海部では・・・」


３）「クロージング」

最後にもう一度、自分の目的を思い出して一番伝えたい事を要約します。
ここでは、インパクトのある感情のこもったクロージングをすることが効果につながります。
逆にボディを伝えた後そのまま、「ではこれで終わります」と終わってしまうと聞いている側からすると、消化不良のような気持ちになってしまいます。

〇ここでのポイント
・主なポイントの要約（長い要約は逆効果）
・質問がないか聞く
・インパクトのあるクロージングステートメントで締めくくる
（自信のない言葉だと聞き手に懐疑の念を起こさせてしまいます。）
・聴衆にお礼を言う
（簡潔に言うのがポイント。あまり長いお礼は自信のなさに写ります。）


意外と人間の情報インプット力は少ないものです。
このように繰り返し、言いたいポイントを伝える事で、初めて充分に内容を理解してもらうことができます。


さて、最後にお約束の　"K.I.S.S." をジュリータから・・。

" K.I.S.S. "　means " Keep It Short & Simple. "

そう、聞き手の人がプレゼンテーションの内容をフォローしやすいように話を短く、簡潔にわかりやすく話すのがプレゼンテーション成功の秘訣です。